Application Process

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt VIVAWEST den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch VIVAWEST informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von VIVAWEST besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von VIVAWEST und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit VIVAWEST zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von VIVAWEST in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für VIVAWEST eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Informationen zur Datenverarbeitung

V3 (01.01.2026)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt VIVAWEST den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten informiert.

onlyfy application manager

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das soziale Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen. Auf bzw. über onlyfy application manager können Unternehmen unter anderem Stellenanzeigen veröffentlichen, interessante Talente identifizieren (ggf. auch aus dem beruflichen Netzwerk XING), Bewerbungen empfangen und verwalten sowie sich mit Talenten und Bewerbern austauschen. Die New Work SE unterstützt dieses Zusammenkommen von Talenten und Unternehmen auf bzw. über onlyfy application manager. Dies erfolgt unter anderem durch die Empfehlung von Talenten und deren Anzeige im Unternehmens-Account des Kunden sowie durch die Generierung und Bereitstellung Recruiting-relevanter Informationen und Analysen auf Basis von Daten, die die New Work SE in onlyfy application manager und ggf. in anderen XING-Anwendungen oder außerhalb verarbeitet.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Datenverarbeitung durch die New Work SE

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Einsehbarkeit Ihrer Daten

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

WhatsApp Bewerbung

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann. Die USA gelten aktuell als unsicheres Drittland, das heißt sie können den EU-Datenschutzstandard gegebenenfalls nicht gewährleisten. Mit der Übermittlung können gewisse Datenschutzrisiken einhergehen (z.B. ein unberechtigter Zugriff durch US-Sicherheitsbehörden auf Ihre Daten). Die gesendeten und empfangenen Nachrichten werden allerdings Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Falls Sie die Einwilligung widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an datenschutz@vivawest.de.

Datenverarbeitung durch VIVAWEST

Im Folgenden erhalten Sie Informationen von VIVAWEST hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die VIVAWEST allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit der New Work SE zuständig ist.

Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

Anwendungsbereich, verantwortliche Stellen

1.1 Anwendungsbereich

Diese Datenschutzinformation gilt für die Nutzung der Karriere-Webseite (abrufbar unter https://www.vivawest.de/karriere/stellenboerse), die Verarbeitung Ihrer Bewerbung und den gesamten weiteren Bewerbungsprozess. Sie können diese Datenschutzinformation jederzeit und kostenlos unter dem Link https://www.vivawest.de/datenschutzhinweise abrufen, speichern und ausdrucken.

Diese Datenschutzinformation betrifft nur die Verarbeitungen personenbezogener Daten von Bewerbern und personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer Bewerbung bei VIVAWEST. Datenverarbeitungen zu anderen Zwecken und für andere Personenkategorien werden von dieser Datenschutzinformation nicht erfasst und sind Gegenstand eigener spezifischer Datenschutzinformationen von VIVAWEST (https://www.vivawest.de/datenschutzhinweise oder https://www.vivawest.de/datenschutz).

1.2 Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung bei Nutzung der Karriere-Webseite ist die

Vivawest GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Sandra Wehrmann (Vorsitzende), Karin Erhard, Haluk Serhat

Vorsitzende des Aufsichtsrats: Bärbel Bergerhoff-Wodopia

Nordsternplatz 1

D-45899 Gelsenkirchen

Telefon: 0209/380-0

E-Mail allgemein: info@vivawest.de

Für die nachfolgende Durchführung des Bewerbungsverfahrens sind die Vivawest GmbH und die für die Einstellung in Betracht kommende Gesellschaft des Vivawest-Konzerns („VIVAWEST“ „wir“ oder „uns“) Gemeinsam Verantwortliche.

Gesellschaften des Vivawest-Konzerns sind die folgenden Unternehmen:

Vivawest Wohnen GmbH,
Vivawest Dienstleistungen GmbH,
HVG Grünflächenmanagement GmbH,
Marienfeld Multimedia GmbH,
RHZ Handwerks-Zentrum GmbH,
SKIBA Ingenieurgesellschaft für Gebäudetechnik mbH,
Skibatron Mess- und Abrechnungssysteme GmbH,
EBV Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

In allen Angelegenheiten des Bewerbungsverfahrens wenden Sie sich bitte an:

Fachbereich Personalstrategie/-recruiting
recruiting@vivawest.de

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Konzern-Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragte von VIVAWEST nimmt auch Ihren jederzeit möglichen Widerspruch hinsichtlich der Nutzung Ihrer Daten entgegen. Hierzu können Sie unsere Kontaktdaten nutzen

Datenschutzbeauftragte: Nana Vomfell

c/o Vivawest Wohnen GmbH

Nordsternplatz 1

D-45899 Gelsenkirchen

Telefon: 0209/380-0

E-Mail Datenschutzbeauftragter: datenschutz@vivawest.de

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Welche Daten werden verarbeitet?

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum)
Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
Krankenversicherung und Rentenversicherungsnummer, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis und zum steuerrechtlichen Status (mit Religionszugehörigkeit)
freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Gesellenbrief, Meisterbrief, Staatsbürgerschaft)
die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.
Ferner sind wir nach den europäischen Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 gesetzlich verpflichtet, Bewerberdaten vor Einstellung mit den sog. Terrorlisten der Europäischen Union abzugleichen, damit den in der Liste genannten Personen keine Gelder oder andere finanzielle Vermögenswerte bereitgestellt werden.

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Ihre Daten können auch dazu verwendet werden, um Sie an die Fertigstellung Ihrer Bewerbung zu erinnern.

Über unsere Karriere-Webseite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt online bewerben, indem Sie sich im Bewerberportal registrieren. Hierfür setzen wir das Bewerbermanagement-Tool onlyfy application manager (by XING) ein. Nach Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Sie können uns über das Tool jederzeit weitere Dokumente zukommen lassen. Bitte senden Sie uns hierbei keine sensiblen (besondere Kategorien personenbezogener) Daten (etwa sexuelle Ausrichtung, Informationen über Krankheiten und Schwangerschaften, religiöse oder politische Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeiten) und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, zu. Sollten Sie einen anderen Kanal – wie z.B. E-Mail oder Post – zur Übermittlung Ihrer Bewerbung nutzen, werden Ihre Daten entsprechend in unserem Bewerberportal erfasst.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wie z.B. Kontaktdaten und weitere von Ihnen zur Verfügung gestellten Bewerberdaten zur Prüfung der Bewerbungsunterlagen, die Durchführung von Telefon-Interviews, ggf. die Durchführung von Eignungstests und Bewerbungsgesprächen sowie die Entscheidung über ein Stellenangebot (Zu- oder Absage).

Für die Besetzung ausgewählter Positionen nutzen wir ggf. Personaldienstleister. Diese übermitteln uns die personenbezogenen Daten, die Sie dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben. Die Profile werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt. Sofern wir ungefragt Profile von potentiellen Kandidaten von Personaldienstleistern zugeschickt bekommen, sind diese Profile in der Regel pseudonymisiert, d.h. ein Personenbezug ist für uns ohne das Mitwirken des Personaldienstleisters nicht herstellbar.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG und ggfs. auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.

Gegebenenfalls nutzen wir Ihre Telefonnummer, um Sie per SMS zu kontaktieren. Die Kontaktaufnahme per SMS kann erfolgen, um Sie an ein Vorstellungsgespräch zu erinnern oder um eine Rückrufbitte zu platzieren. Die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zum Versand von SMS erfolgt aus dem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Möchten Sie nicht per SMS kontaktiert werden, können Sie Widerspruch gegen die zukünftige Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Richten Sie bitte Ihren Widerspruch an:

Fachbereich Personalstrategie/-recruiting

recruiting@vivawest.de

Erhebung weiterer Informationen zum Bewerber und Prüfung der Referenzen

Wenn Sie Referenzen inklusive Kontaktdaten angeben, werden wir Sie ggfs. um Ihr Einverständnis für eine Kontaktaufnahme, zur Verifizierung der angegebenen Informationen (z.B. beim ehemaligen Arbeitgeber), bitten. Hierdurch soll ein noch detaillierterer Eindruck über die vorherigen Tätigkeiten des Bewerbers gewonnen werden.

Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung des Bewerbers i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG durchgeführt. Sofern wir auf öffentlich zugängliche Quellen (etwa Profile in sozialen Netzwerken) zurückgreifen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Bewerberpool

Wenn wir einem Bewerber nicht die gewünschte Stelle anbieten können, nehmen wir den Kandidaten mit dessen Einwilligung in unseren Bewerberpool auf, um ihm zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können. Hierzu verarbeiten wir die Bewerberdaten des Kandidaten. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG.

Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Feedback-Fragebogen

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen, mit vorheriger Einwilligung, an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden von onlyfy application manager (siehe Punkt 5 „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung erfasst, auf die Sie sich beworben haben. Diese Informationen werden anschließend an kununu und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Bitte beachten Sie aber, dass möglicherweise andere, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Bei der Durchführung Ihres Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines konzerninternen, arbeitsteiligen Prozesses die Vivawest Wohnen GmbH, die für die Erbringung zentralisierter Personalleistungen im Konzern zuständig ist. Die Übermittlung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, interne Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wenn Sie sich allgemein oder für bestimmte eine Stelle bei einem Unternehmen innerhalb des Vivawest-Konzerns bewerben, übermittelt VIVAWEST Ihre personenbezogenen Daten an das entsprechende Unternehmen, das für eine Einstellung in Betracht kommt. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung Ihrer Bewerbung bei dem entsprechenden Unternehmen auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Im Anschluss werden durch dieses Unternehmen des Vivawest-Konzerns Ihre Daten auch gem. dieser Datenschutzinformation verarbeitet. Soweit in dem für die Bearbeitung zuständigen Unternehmen ein Betriebsrat besteht, ist dieser nach den gesetzlichen Vorgaben bei der Besetzung offener Stellen einzubeziehen, so dass auch den Mitgliedern des Betriebsrates im erforderlichen Umfang Zugriff auf die Bewerbungsdaten gewährt werden muss. Ggfs. wird bei der Entscheidung über die Einstellung auch eine bestehende Schwerbehindertenvertretung einbezogen. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. § 99 BetrVG oder SchwbG. Alle an dem Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeiter behandeln Ihre personenbezogenen Daten (insbes. Bewerbungsunterlagen) mit der gebotenen Sorgfalt und absolut vertraulich.

Wenn Sie sich für eine bestimmte Stelle bei einem Unternehmen innerhalb des Vivawest-Konzerns bewerben und Ihr Profil auf eine andere oder mehrere ausgeschriebene Positionen im Vivawest-Konzern passt, übermitteln wir Ihre Daten, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, an die zuständigen Bereiche oder Konzernunternehmen. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG.

Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, können Ihre Bewerberdaten an Unternehmen des Vivawest-Konzerns weitergegeben werden, die für eine Einstellung in Betracht kommen. Diese Übermittlung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG.

Als externen Dienstleister setzen wir die New Work SE ein. Die New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg betreibt onlyfy application manager, die von uns genutzte Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen. Mehr Informationen zu onlyfy application manager haben Sie oben erhalten.

Falls Sie sich über onlyfy application manager bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy application manager erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten von uns in onlyfy application manager überführt werden.

Wie lange werden Ihre Daten in unserem onlyfy application manager Unternehmens-Account gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool von [Name des Unternehmens]“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 Monate. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung in unserem Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genau Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutz@vivawest.de wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung/Widerspruch

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere die Aufnahme in den Bewerberpool) erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf an:

Fachbereich Personalstrategie/-recruiting
recruiting@vivawest.de

Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.